要約とは？書き方とポイント、おすすめAI議事録ツールを紹介！

会議の議事録や授業など、我々は日々膨大な量の文書や音声データと向き合っています。重要な情報を効率よく整理し、まとめるためには「要約」のスキルを身に付けることが重要です。

本記事では、要約の基本的な書き方から実践的なコツまでを詳しく解説します。

要約とは

要約について、まずは基本的な定義から確認していきましょう。効果的に要約するためには、本質を正しく理解することが重要です。

文章の本質的な部分を簡潔にまとめる作業

要約とは、元となる文章や音声の内容から、核心的な部分だけを抽出して短くまとめる作業のことです。単に文章を短くするのではなく、元情報の価値や意味を損なうことなく必要最小限の文字数でまとめることが求められます。

例えば、2時間の会議内容を30分で振り返れるように整理したり、200ページの論文の核心部分を2ページでまとめたりするのが要約です。削ぎ落とした情報によって元の意図が変わってしまわないよう、情報を慎重に選別しましょう。

最近ではAI要約ツールやサイトが登場

近年、要約作業をサポートするAIツールやサイトが数多く登場しています。ChatGPTなどの大規模言語モデルを活用したサービスから要約に特化したツールまで、さまざまな選択肢があります。

AI要約ツールやサイトの登場により、従来であれば長時間かかっていた要約作業がスムーズに行えるようになりました。特に大量の文書の処理を必要とする研究者やビジネスパーソンにとって、AI要約ツールやサイトは欠かせない存在と言えます。

ただし、AIツールを使用する際は、生成された要約の精度を人間の目でチェックすることが重要です。文脈の理解や微妙なニュアンスの把握など、まだ人間の判断が必要な要素が多くあります。

要約が必要なシーン

日常生活や仕事のなかに、要約が必要なシーンが数多くあります。

• 会議や打ち合わせでの議事録作成

• 授業や講義の振り返り

• 論文や本の内容の記録

• レポートや小論文の執筆時　など

それぞれのシーンで求められる要約の特徴や注意点を理解すれば、より実践的なスキルが身につけられます。

会議や打ち合わせの議事録作成

ビジネスシーンで要約が必要となる場面が、会議や打ち合わせの議事録作成です。参加者や関係者全員が共通の理解を持ち、内容を振り返るためには、質の高い議事録の作成が必要不可欠です。

議事録の要約では、決定事項や課題、次回までのアクションなど、項目を分けて明記することが求められます。

また、発言者の意図を正確に汲み取ることも重要です。単に発言をそのまま記録するのではなく、発言の背景にある意図や提案内容を理解して要約に反映させましょう。

授業や講義の振り返り

学習場面においても、要約は重要な役割を担います。大学の講義や社会人向けセミナーなど、一度に大量の情報を扱う場合、要約を作成すれば学習効果が大幅に向上させられます。

授業や講義内容の要約では、講師が強調したポイントや図表、質疑応答などを体系的に整理することが大切です。

また、複数回の講義内容を関連付けて整理すれば、より深い理解が得られます。単発の授業の要約だけでなく、学期全体を通じた知識の体系化も、要約スキルのひとつと言えます。

論文や本の内容の記録

研究活動や自己学習において、論文や専門書の要約は必要なスキルのひとつと言えます。とくに研究者にとって、論文の要点を整理して自らの研究に活用することは日常的な作業のひとつです。

論文の要約では、研究目的・方法論・結果・結論などを明確に分けて記載することが大切です。研究テーマとの関連性や、今後の研究に活用できるポイントも併せて記録すれば、より価値の高い要約が行えます。

書籍の要約では、要点をまとめるだけでなく、著者の主張や全体的なメッセージを理解することが重要です。

レポートや小論文の執筆時

学術的な文章を作成する際、既存の研究や文献を要約し、自身の論証に組み込むことが求められます。単に情報をまとめるだけでなく、自分の主張を支持する材料として活用することが重要です。

レポート執筆での要約では、引用元の内容を正確に理解し、自身の論点との関連性を明確にしましょう。複数の文献を比較し、異なる見解や研究結果を整理すれば、説得力のある論証が行えます。

小論文も同様に、題材となる資料の要点を的確に把握し、自分の意見や考察と区別して記述することが重要です。元資料の意図を歪めることなく、必要な部分だけを抽出する要約が求められます。

要約の書き方

効果的な要約を書くためには、体系的なアプローチが必要です。ただ文章を短くするのではなく、段階的に情報を整理し、構造化していくプロセスを理解する必要があります。

1. 文章全体の構成確認

2. 各パートの重要ポイントの抽出

3. 要約に必要な箇所の選別

4. 要約文へのまとめ

順番に解説します。

①文章全体の構成を確認

元となる文章や資料の全体構成の把握は、要約作業の第一歩です。いきなり細かい内容に入り込むのではなく、まずは大まかな内容を確認することから始めましょう。

長い文章であれば、目次や見出しを確認し、著者がどのような流れで論理を展開しているかを理解します。会議の音声であれば、アジェンダを参考にしながら、どのような順序で議論が進められたかを把握しましょう。

全体像が見えれば、どの部分が重要で、どの部分を省略できるかの判断もしやすくなります。

②各パートの重要なポイントを抽出

全体の構成が把握できたら、各セクションや章ごとに重要なポイントを抽出します。ここでは、まだ文章として整える必要はありません。キーワードや重要な数値、決定事項などを箇条書きでメモしていきましょう。

重要なポイントを見極める際に意識したいことは、筆者が強調している部分や繰り返し言及されている内容、結論や提案に直結する情報に注目することです。図表やグラフがある場合は、読み取れる傾向や数値も記録しましょう。

各パートの重要なポイントを抽出する際は、一度に完璧を目指さず「多めに拾う」ことが重要です。この段階で重要なポイントを見落としてしまうと、後から見つけ出すことが難しくなってしまうことがあるため注意しましょう。

③要約に必要な箇所を選別する

次に、抽出したポイントのなかから要約に含める内容を選別しましょう。選別の基準は、要約の目的や読み手のニーズによって変わります。

例えば、上司への報告用の要約であれば、決定事項や今後のアクション項目を重視しましょう。学習用の要約であれば、理解すべきコンセプトや、覚えたい箇所を中心に選別することが重要です。研究用の要約であれば、方法論や結果の詳細も含めるべきでしょう。

選別の際は「この情報がなければ、元の内容の本質が伝わらないか」という観点で判断することが重要です。選別に迷った場合は、要約の目的に立ち返り、読み手にとって価値のある情報は何かを考えましょう。

④要約文にまとめる

最後に、選別した情報を読みやすい文章としてまとめましょう。論理的な順序を考え、読み手が理解しやすい流れで情報を配置することが重要です。

文章作成の際は、元の文書構造を維持しつつ、冗長な表現を削除して明確かつ簡潔な表現に置き換えましょう。また、専門用語などがある場合は、必要に応じて説明も加えます。

要約文の長さは、元の文章の10～30%程度が目安です。ただし、これは絶対ではないため、要約の目的や使用場面に応じて調整しましょう。大切なのは、必要な情報が過不足なく含まれているかどうかです。

分かりやすい要約を作成するコツ

質の高い要約を作成するためには、読み手の立場に立った配慮が必要です。この章では、分かりやすい要約を作成するためのコツをご紹介します。

元の文章の趣旨を正しく把握する

要約作成で重要なのは、元の文章や発言の趣旨を正確に理解することです。表面的な言葉を追うのではなく、著者や発言者が本当に伝えたいメッセージは何かを理解する必要があります。

とくに修辞法が使われている文章や、複雑な論理の学術論文、感情的な要素が含まれる会議での発言などは、言葉通りに受け取ると、本来の意図とは異なる要約になってしまう可能性があるため注意が必要です。

要約では、元の内容の背景や文脈を含めて理解する能力が求められます。

曖昧な表現を避け、意味を明確にする

要約では、元の文章で使われている言葉や抽象的な表現を具体的かつ明確な表現に置き換えることが重要です。読み手が迷わないよう、可能な限り明確な言葉を選択しましょう。

例えば、「多くの参加者が賛成した」という表現は「参加者20名中15名が賛成した」のように具体的な数値で表現します。また、「近いうちに」という表現は「来月末までに」のように期限を明確にした方が実用的です。

ただし、明確にしすぎると、元の意図と異なる印象を与えてしまう可能性もあります。元の表現があえて曖昧にされている場合は、意図も考慮して要約を作成することが大切です。

自身の感想や解釈を入れない

要約は客観的な情報の整理であるため、主観や自分なりの解釈を含めるべきではありません。とくに、議事録や学術的な要約では、この原則を厳格に守る必要があります。

よくあるのが「おそらく〜だと思われる」「〜のように感じられる」といった推測や感想を含めてしまうケースです。元の情報を歪めてしまう可能性があるため注意しましょう。

仮に見解や補足説明が必要な場合は、要約本文とは明確に分けて記載し「要約者注」などと区別するのがおすすめです。客観的な情報と主観的な見解が区別しやすくなります。

元の文章構成を守る

要約では、元の文章構成や情報の流れを維持することが重要です。著者が意図した順序で情報を配置することで、読み手の理解が助けられます。

ただし、元の文章が冗長な構成になっている場合や重複する内容が多い場合は、適度に構成を整理することも必要です。この際も主要な論理の流れは維持しつつ、不要な部分を削除するという方針で作業を進めましょう。

AI要約ツール「PLAUD NOTE」で要約作業を効率化

近年、要約作業に活用できるAIツールが多く登場しています。なかでもPLAUD NOTEは、音声の文字起こしから要約まで一貫して行えるツールとして注目されています。

PLAUD NOTEには、以下のような特徴や魅力があります。

• 録音内容の文字起こしや要約ができる

• シーンに合ったテンプレートで適した要約ができる

• AIに質問できるAsk AI機能で業務や学習が効率化できる

ひとつずつ見ていきましょう。

録音内容の文字起こしや要約ができる

PLAUD NOTEの特徴は、音声データが自動で文字起こし・要約できることです。会議や講義、インタビューなどの音声を録音すれば、わずか数分で読みやすい要約が完成します。

従来の方法であれば、文字起こしをするだけでも数時間がかかり、さらにそこから要約をする必要があります。しかし、PLAUD NOTEを使用すれば、文字起こしから要約までの一連の作業を数十分程度で終わらせられます。

また、文字起こしの精度が高く、専門用語や固有名詞が正確に認識されるのもポイントです。加えて、話者の区別も自動的に行われるため、会議での発言者の特定もスムーズに行えます。

シーンに合ったテンプレートで適した要約ができる

さまざまなシーンに適したテンプレート機能が搭載されているのも、PLAUD NOTEが持つ魅力のひとつです。テンプレートの種類は2000種類以上。会議用・講義用・インタビュー用など、さまざまなフォーマットで要約が生成できます。

例えば、会議用テンプレートでは、決定事項・議論のポイント・アクション項目を自動的に整理できます。講義用テンプレートでは、重要なコンセプトや具体例、質疑応答の内容が構造化されて表示されるのが特徴です。

また、PLAUD NOTEには、オリジナルのテンプレートを作成できるカスタムテンプレート機能があります。

カスタムテンプレート機能を使えば、特定のシナリオや業務に最適化された形式で、メモや議事録が作成可能。フォーマットが一貫しているため、情報の整理や共有も容易になります。

ビジネス会議やインタビュー、授業内容の記録など、さまざまなシーンや用途での使用におすすめです。

AIに質問できるAsk AI機能で業務や学習が効率化できる

PLAUD NOTEには、作成された要約や文字起こし内容についてAIに質問できるAsk AI機能が搭載されています。深い理解や分析の手助けになるのが魅力です。

例えば、会議の要約に対して「最も重要な決定事項は？」「次回までに準備すべきことは？」といった質問をすることで、より実践的な情報が抽出できます。講義の内容であれば、「この理論の具体的な応用例は？」「関連する他の研究は？」などの学習に役立つ質問も可能です。

Ask AI機能を使えば、要約作業だけでなく、業務や学習の効率化も図れます。自分だけのAIアシスタントとして使えるのが魅力です。

PLAUD NOTEで要約を作成する方法

PLAUD NOTEを使えば、下記の手順で要約が簡単に作成できます。

1. PLAUD NOTEを使用して、会議や講義などの内容を録音する

2. 録音が完了したら、PLAUDアプリに接続して録音データをアップロード

3. アプリが自動的に文字起こしを行う

4. 文字起こしが完了すると、要約が自動的に生成される

5. 必要に応じて手動で編集する

なお、必要に応じて、要約の種類を変更することも可能です。

まとめ｜効果的な要約で情報処理を効率化しよう

要約は、現代のビジネスや学習において必要不可欠なスキルです。会議の議事録作成から論文の整理まで、さまざまな場面で要約能力が求められています。

要約の作成には、全体構成の把握、重要ポイントの抽出や必要な情報の選別、読みやすい文章へのまとめというステップを踏むことが重要です。元となる文章や発言の意図を正確に理解し、具体的かつ明確な表現を使って客観性を保ちながら要約しましょう。

AI要約ツールのPLAUD NOTEを活用すれば、音声の文字起こしから要約生成まで自動化でき、作業効率が大幅に向上させられます。Ask AI機能を使えば、要約だけでなく情報の抽出も可能です。

AIツールと人間の判断力を組み合わせて、質の高い要約を作成しましょう。