Teamsで文字起こしする方法3選！設定や使い方、他ツールなども紹介

オンライン会議の記録や議事録作成を効率化する手段として注目されているのが、Microsoft Teamsの文字起こし機能です。

会話をリアルタイムで字幕表示したり、会議終了後に発言内容をテキストで確認したりと、チーム内の情報共有をスムーズにするのに役立ちます。

本記事では、Teamsで文字起こしをする方法、「トランスクリプション」と「ライブキャプション」の違いや利用条件、設定方法、精度を高めるコツまでをわかりやすく解説します。

Teamsの文字起こし機能とは

Microsoft Teamsでは、会議中の発言をリアルタイムで表示したり、会議後に発言内容をテキストで振り返ったりできる「文字起こし」機能が利用できます。主に「ライブキャプション」と「トランスクリプション」という2つの機能が用意されています。

トランスクリプションとライブキャプションの違い

「ライブキャプション」は、会議中にリアルタイムで画面下部に字幕として発言が表示される機能です。話者名も表示されますが、文字起こしされたデータは一時的な表示のみで保存はできません。

一方、「トランスクリプション」は、会議終了後に発言内容を時系列で記録し、テキストデータとして保存・確認できる機能です。話者ごとの発言も自動で識別されるため、議事録の作成などに役立ちます。

対応プラン・対応言語・利用条件

Teamsの文字起こし機能のうち、トランスクリプションは無料では利用できず、Microsoft 365の有料ライセンスが必須です。たとえば、一般法人向けとしてはMicrosoft 365 Business Basicなどのプランで提供されます。一方で、ライブキャプションは無料プランでも利用可能です。どちらの機能も、英語・日本語・中国語などを含む多言語に対応しており、グローバルな会議でも活用できます。

デスクトップアプリ・Webブラウザでの対応状況

トランスクリプションもライブキャプションも、デスクトップ版・Webブラウザ版・モバイルアプリのすべてで利用可能です。どの端末からでも会議に参加し、文字起こしや字幕表示を活用できるため、オフィスでも在宅でも同じように利用できます。

Teamsで文字起こしを行うメリット

Teamsの文字起こし機能を活用することで、会議中に手書きでメモを取る必要がなくなるため、参加者は発言内容の理解や議論に集中できるでしょう。発言内容は自動で記録・構造化されるため、会議後の議事録作成やアクション整理も効率化されます。

また、会議を欠席したメンバーも文字起こしのデータを確認することで、要点を迅速に把握でき、情報の伝達ミスを防ぐ効果もあります。さらに、文字起こしデータを蓄積することで、業務プロセスの見直しやコンプライアンス対応の証跡としても活用可能です。定型業務の一部を自動化することで、チーム全体の生産性向上につながります。

Teams文字起こしの準備と設定方法

Teamsで文字起こしをするには、ライセンスと管理設定を確認する必要があります。

対象ライセンスの確認

トランスクリプション機能は無料プランでは利用不可で、Microsoft 365の有料ライセンスが必要です。一般法人向けとしては、以下のライセンスが用意されています。

• Microsoft Teams Essentials
• Microsoft 365 Business Basic
• Microsoft 365 Business Standard

現在の契約状況はMicrosoft管理センターまたはライセンスページで確認できます。利用予定に応じて適切なプランの契約を検討しましょう。

管理センターでの機能有効化設定

Teamsの文字起こし機能を利用するには、管理者がMicrosoft Teams 管理センターで設定を有効にする必要があります。初期設定ではオフになっている場合があるため、事前に確認が重要です。

設定は以下の手順で行います。

1. Microsoft Teams 管理センターにサインインし、「Teams」メニューを選択します。
2. 左側のメニューから［会議］→［会議ポリシー］を開きます。
3. ポリシー一覧から［グローバル（組織全体の既定値）］など、対象のポリシーをクリックします。
4. ポリシーの編集画面で、［レコーディングとトランスクリプト］セクションにある[トランスクリプト]の項目をオンに変更します。
5. 画面左下の「保存」をクリックして設定を反映します。

この設定を有効にすることで、対象ポリシーが割り当てられているユーザーは、会議中に「録画と文字起こし」のメニューから文字起こしを開始できるようになります。

なお、複数のポリシーがある場合は、必要に応じて特定のチームやユーザーにポリシーを割り当てることも可能です。

Teamsで文字起こしを行う3つの方法

ここでは、「トランスクリプション」「ライブキャプション」「外部ツールを使った録画データの文字起こし」の3つの手法について、使い方と注意点を解説します。

トランスクリプション機能を使う

トランスクリプション機能は、以下の手順で使用します。

1. 会議画面上部の「…（その他）」をクリックします。
2. 「録音と文字起こしを作成」をクリックします。
3. 「文字起こしの開始」をクリックします。文字起こしが始まると、画面右側に発言がリアルタイムで表示されます。
4. 会議終了後、対象の会議の「…」をクリックします。
5. 「.docsとしてダウンロード」をクリックすると、文字起こしデータを保存できます。

この機能は、組織の管理者が事前にTeams管理センターでトランスクリプション機能を有効にしていないと、オプション自体が表示されない場合があるため注意が必要です。

さらに、マイクの性能や周囲のノイズ、話者同士の発話が重なった場合には文字起こしの精度が低下することがあります。話者の識別も正確ではない場合もあるため、後から記録内容に間違いがないかを確認しましょう。

ライブキャプション機能を使う

ライブキャプション機能は、以下の手順で使用します。

ステップ1.会議画面の「…（その他）」メニューをクリックします。
ステップ2.「言語と音声」を選択します。
ステップ3.「ライブキャプション機能をオンにする」をクリックします。

ステップ4.会議で使用する言語を選択すると、発言者名とともに字幕が画面下部に表示され、リアルタイムで内容を確認できます。

ライブキャプションは、あくまでも一時的に表示される字幕機能です。会議終了後にその内容を保存したり、ダウンロードしたりすることはできません。

ダウンロードした録画データを外部ツールで文字起こし

Microsoft Teamsで録画したデータがあれば、ダウンロードし、後から外部の文字起こしツールを使って発言内容をテキスト化することも可能です。会議中に文字起こしをオンにし忘れた場合や、標準機能では十分な精度が得られない場合に役立ちます。

なお、録画機能はMicrosoft 365の有料ライセンスを保有しているユーザーのみ利用可能です。無料プランでは録画自体ができないため、注意しましょう。

以下の手順で行います。

ステップ1.Teams会議を録画します。
会議中に画面上部の「…（その他）」をクリックし、「録画を開始」を選択します。録画中は「録画中」の表示が画面上に出ます。

ステップ2.録画ファイルをダウンロードします。
会議終了後、録画データは自動的にOneDriveまたはSharePointに保存されます。対象の録画ファイルを開き、「…」から「ダウンロード」を選択して、ローカルPCに保存します。

ステップ3.外部ツールにアップロードします。
保存した動画ファイルを、外部の文字起こしツールにアップロードします。ツールによっては、話者識別や要約、マインドマップ化などの機能も利用できます。

録画データに個人情報や社外秘の内容が含まれる場合は、アップロード前に必ず確認を行いましょう。これらが含まれる場合には、利用する文字起こしツールのセキュリティレベルをチェックし、社内ポリシーに準拠したサービスを選ぶことが重要です。

Teams会議をより効率化する外部文字起こしツール

Microsoft Teamsにはトランスクリプション機能やライブキャプション機能が備わっているものの、より柔軟な編集・要約やフォーマット出力が必要な場面では、外部の文字起こしツールを組み合わせるのが効果的です。ここでは、Teamsとの併用に適した文字起こしツールを5つ紹介します。

Plaud Note/NotePin：Teamsの最強アシスタント

いずれのモデルも、話者識別や自動段落分けといった議事録・レポート作成に欠かせない機能を備え、さらに112か国語の多言語にも対応。

Plaud NotePinはクリップ付きの小型カプセル型デザインで、胸元やバッグ、資料ファイルなどに留めて使えるため、場所に縛られず録音できます。

また、Appleの「探す」機能でNotePinの位置をリアルタイムに追跡可能です。外出先やオフィス、自宅など、どこにいてもデバイスの場所を把握でき、紛失の心配を軽減します。設定はシンプルで、最新バージョンのPlaudアプリとNotePinファームウェアに更新すればすぐに利用できます。

Plaud Noteは薄型カード型で、机やPC横に置いて使えるため、オンライン会議や面接など固定環境で活躍します。Teamsで録音した音声データや会議の録画音声をアプリに取り込めば、発言のテキスト化から整理まで自動で行い、そのまま議事録として活用できます。

料金プランは、無料・Pro・Unlimitedの3種類で、それぞれ月間文字起こし時間の制限や機能が異なります。有料プランのPro・Unlimitedは3日間の無料トライアルが可能です。

話者識別やAI要約といった議事録・レポート作成に欠かせない機能はもちろん、一般的な議事録作成アプリにはない議事録・講義・コンサルティングなど10,000種類以上の要約テンプレートを備えているため、目的に応じた文字起こしを効率的に行えます。無料プランでもこれらの高度な機能を活用できるのがPlaudの大きな魅力です。

機能	特徴
録音機能	AI指向性音声収音技術を搭載し、雑音の多い環境でもクリアな音声を収録可能
文字起こし機能	112言語に対応し、録音データを自動でテキスト化して編集可能な文書を生成
オンラインミーティング録音	Plaud Desktopを利用することで、あらゆるオンライン会議を会議ボットなしで記録
多次元要約	複数の要約テンプレートに対応し、議事録や要点整理を自動作成
タイムライン機能	録音内容に自動でタイムスタンプを付与し、簡単に振り返り可能
ファイル共有	文字起こし文書や録音データを豊富なファイル形式ですぐに共有可能
Ask Plaud機能	会話内容から次のアクションやToDoを自動抽出し、戦略的な意思決定をサポート
テンプレートスナップ	手書きメモや印刷物を撮影するだけで編集可能なテンプレートに変換
AutoFlow	録音から文字起こし・要約・メール送信までを自動で実行
テンプレート数 10,000以上	公式とコミュニティを含め、多彩なフォーマットを提供
セキュリティ	GDPR、EN 18031、SOC 2 Type II、HIPAA、ISO/IEC 27001:2022、ISO/IEC 27701:2019に準拠し、国際水準のデータ保護を実現
クラウド連携	録音・文字起こし・要約をクラウドに保存し、デバイス間で共有可能

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Ask Plaud

「この会議の要点は？」「次のアクションは？」と自然言語で質問すると、録音データから要点・課題・行動項目まで抽出してくれます。GPTやClaude、Microsoft Azureなど複数の大規模言語モデルを活用することで、高精度かつ柔軟なアウトプットが可能です。

テンプレートコミュニティ
世界中のユーザーが共有する10,000種類以上のテンプレートから選んで利用可能です。会議議事録、講義録、インタビュー原稿など、目的に合わせた形式で要約結果を自動出力できます。さらに、紙のテンプレートを写真に撮って取り込めば、自分仕様のフォーマットをそのままデジタル化できます。

そのほか、Zapierとの連携、PDFやWordでの出力、マインドマップ化など活用機能も充実。クラウド同期は国内サーバー経由で行われ、HIPAA準拠・SOC 2 Type II・EN18031・GDPR認証など国際的なセキュリティ基準を満たしており、機密性の高い会議や取材でも安心して利用できます。

Otolio（旧スマート書記）

Otolio（旧スマート書記）は、会議の音声を自動で文字起こしし、議事録としてリアルタイムに構成・共有できるクラウドサービスです。Microsoft Teamsとの連携に対応しており、会議中の発言を即座にテキスト化しながら、ToDo抽出や要約も自動で行えます。話者ごとの発言も明確に記録され、参加者ごとに見やすい形式で議事録が生成されるため、情報整理がスムーズです。

ただし、初期導入には打ち合わせや設定が必要で、完全なセルフサービス型ではない点には注意が必要です。また、料金体系も明確な無料枠がなく、規模や利用頻度によってはコストが割高に感じられるケースもあります。導入効果を最大化するには、チーム全体での運用設計が求められます。

AIGIJIROKU

AIGIJIROKUは、音声のリアルタイム文字起こしと自動議事録作成に特化したクラウド型ツールです。Microsoft Teamsをはじめ、ZoomやGoogle Meetなど主要なWeb会議ツールと連携でき、話者ごとの発言記録、翻訳、要約、タスク抽出など多彩な機能を備えています。さらに音声感情分析や音声認証といった先進的な機能も実装されており、ビジネスから教育機関まで幅広く導入が進んでいます。

一方で、機能が多い分、操作や設定がやや複雑に感じられる場面もあり、ITリテラシーの低いユーザーにとっては導入時のサポートが必要な場合があります。複雑な議事録業務にこそ力を発揮しますが、小規模・短時間の会議にはややオーバースペックなケースもあります。

toruno

toruno（トルノ）は、法人向けのWeb会議専用文字起こしサービスで、録画・文字起こし・共有をワンストップで提供します。TeamsやZoomなどの会議に自動で参加・録音し、クラウド上に映像とテキストを同時に保存。会議終了後には話者ごとの発言内容を含む議事録が自動で生成されます。専用の議事録ビューアも用意されており、検索やハイライトなどが可能です。

ただし、ツールが会議に自動参加する仕組みのため、利用には事前設定やメンバーの理解・同意が必要です。社内規定によっては録音の扱いに制限がある企業もあるため、導入前にはガバナンス面の確認が欠かせません。精度・使いやすさともに評価は高く、記録業務を仕組み化したい企業に向いています。

Otter.ai

Otter.aiは、英語を中心とした音声認識とリアルタイム文字起こしに強みを持つクラウドサービスです。Microsoft TeamsやZoomとの連携に対応しており、会議の音声を自動でテキスト化しながら、話者ごとの分離、要約、キーワード抽出などもできます。スマホアプリやブラウザから手軽に使える点や、会議中にメモやコメントをリアルタイムで追加できる共同作業機能も特徴です。

ただし、メインの認識言語は英語で、日本語の文字起こしは精度・対応機能ともに限定的です。日英混在のグローバル会議や英語主体の企業には効果的ですが、完全な日本語環境での利用には注意が必要です。高精度な英語議事録作成を求めるシーンで特に活躍します。

Teamsの文字起こしに関するよくある質問

無料プランでも使える？

Microsoft Teamsの無料プランでは、トランスクリプション機能や録画機能を利用できません。これらの機能を使用するには、Microsoft 365の有料ライセンス（例：Business Basic、Business Standardなど）が必要です。一方、ライブキャプションは無料プランでも利用可能ですが、テキストの保存や共有はできません。

英語・他言語での利用は可能？

はい。Teamsの文字起こし機能は英語を中心に複数の言語に対応しており、グローバルな会議でも活用できます。日本語でもトランスクリプションやライブキャプションが利用可能で、会議の内容を視覚的・記録的に補助できます。

話者識別はどこまで対応している？

Teamsにサインインして参加しているユーザーであれば、自動的に話者名が表示されるため、ある程度の話者識別が可能です。ただし、同時発話や音質によっては識別を誤ることもあるため注意が必要です。正確な議事録を作成するには、後からの確認・編集が前提となります。

Teams文字起こしで業務をスムーズに

Microsoft Teamsの文字起こし機能は、会議内容の可視化・共有を効率化し、議事録作成やタスク整理の負担を大幅に軽減します。トランスクリプションで記録を残しつつ、ライブキャプションでリアルタイムに補完することで、参加者全員が発言内容を正確に把握できる環境が整うでしょう。

さらに、Plaud Noteなどの外部ツールと組み合わせることで、要約や議事録の作成、チームへの展開まで一連の流れを自動化することも可能です。会議の記録を「情報」として活用できる体制を整え、業務全体をよりスムーズに進めましょう。

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