【2026年】Wordで効率よく文字起こしする方法｜機能の使い方から精度向上のコツ・注意点まで

音声をテキスト化する「文字起こし」は、会議の議事録作成や講義の記録、インタビューの書き起こしなど様々なシーンで活用されています。
近年では、テレワークやリモート会議の普及により、個人・企業を問わず文字起こしのニーズが高まっています。

あまり知られていませんが、Microsoft Wordには「文字起こし機能」が搭載されています。この機能を使うことで、リアルタイムでの音声入力や、録音した音声ファイルからの文字起こしが簡単にできます。

本記事では、Wordの文字起こし機能の基本的な使い方から、精度を上げるコツ、他の文字起こしツールとの比較まで解説します。

Wordの文字起こし機能とは？

Microsoft Wordに搭載されている「文字起こし機能」は、専用機器や複雑な設定が必要なく、誰でもすぐに使えるのが魅力です。この機能は、会話やスピーチ、会議音声などを文章として記録したいときに非常に役立ちます。

Wordで利用できる文字起こし機能には、「ディクテーション」と「トランスクリプト」の2つがあり、どちらも、Office製品のサブスクリプション「Microsoft 365」の契約者限定の機能となっています。

また、「ディクテーション」と「トランスクリプト」は、それぞれ利用シーンや注意点が異なります。目的に応じて、どちらの機能を使うか選ぶとよいでしょう。

Wordで文字起こしする方法

Wordの「ディクテーション」と「トランスクリプト」を使って、実際に文字起こしする方法を解説します。

ディクテーション機能の使い方

引用：Microsoft

Wordのディクテーション機能を使って文字起こす方法は、以下の通りです。

1. Microsoft EdgeブラウザでWeb版Wordを開く
   https://www.office.com にアクセスし、Microsoftアカウントでログイン
2. 新規または既存のWord文書を開く
3. リボンメニューの「ホーム」タブにあるマイク型の「ディクテーション」ボタンをクリック
4. ブラウザのマイク使用許可を確認（初回のみ）
5. 話し始めると、カーソルのある位置に音声がリアルタイムで文字入力される
6. 終了したいときは「停止」をクリック

トランスクリプト機能の使い方

引用：Microsoft

トランスクリプト機能で文字起こしする際は、あらかじめ録音した音声を用意しておきましょう。

1. Web版Wordを開く（Microsoft Edge推奨）
   Microsoft 365にサインインし、https://www.office.com からWordにアクセス
2. 新しい文書を開き、「ホーム」タブ → 「ディクテーション」の横の▼をクリック
3. 「トランスクリプト」を選択
4. 右側のパネルが表示されたら、「音声ファイルのアップロード」を選択
5. 音声ファイル（.mp3、.wav、.m4a、.mp4など）をアップロード
6. 自動で音声の解析と文字起こしが開始され、話している人ごとにテキストが表示される
7. 「すべて挿入」または「選択して挿入」ボタンで、本文に書き出すことが可能

Word文字起こしの精度を上げる3つのコツ

Wordの文字起こし機能は便利で使いやすい反面、環境や話し方によっては誤認識が発生することがあります。ちょっとした工夫で精度を高めることができるため、コツをご紹介します。

静かな環境で録音

音声認識の精度を下げる最大の要因は「雑音」です。エアコンの音、人の話し声、キーボードのタイピング音などの環境音が多いと、音声が正しく認識されず、修正作業に手間がかかります。できるだけ静かな空間で録音するだけでも、認識精度の向上が期待できます。

明瞭な発音を心がける

曖昧な発音や早口は、音声認識の精度低下につながります。「えーと」「あの」といったつなぎ言葉が多いと、精度が下がります。なるべくはっきりとした口調で、文を区切りながら話すことを意識しましょう。特に専門用語や固有名詞は、ゆっくり・正確に発音するだけで認識精度が改善されます。録音前に単語をメモしておくと、意識して発音できるのでオススメです。

専用マイクを活用

内蔵マイクは音質が悪く、ノイズも拾いやすいため、できれば外付けのマイクやICレコーダーを利用しましょう。中でも、ノイズキャンセリング付きマイクや指向性マイクは、録音対象の声をクリアに拾うのに最適です。さらに、録音後にノイズ除去ツールで処理すれば、Wordの認識精度はさらに向上します。最近は、無料で使えるノイズ除去ソフトもあるため、積極的に活用しましょう。

Wordで文字起こしした文書と音声ファイルの共有方法

Wordで文字起こしが完了したら、文字データを共有する方法を知っておくと便利です。文字や音声の共有方法、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策を解説します。

文字起こしした文書の共有方法

文字起こしした文章は、通常のWordファイル（.docx）として保存できます。用途に応じて、以下の形式で共有するのがオススメです。

• docx形式：あとから編集する必要がある場合に最適
• pdf形式：改変を防ぎたい、相手に読み取り専用で渡す場合に便利

さらに、GoogleドライブやOneDriveなどのクラウドストレージにアップロードすれば、リンクで簡単にファイル共有が可能です。共有時には、以下のような設定を行うと安全です。

• 「閲覧のみ」に設定して編集を制限
• パスワード保護でアクセス制限をかける
• 閲覧期限やダウンロード制限を設定する
  

また、TeamsやSlackなどのビジネスチャットツールを使えば、気軽に共有することができます。リアルタイムでコメントをもらえるため、グループでの編集やレビューにも適しています。

音声データの共有方法

引用：Microsoft

トランスクリプト機能で文字起こしを行った際、元の音声ファイルは自動的にOneDriveに保存されます。共有方法は以下の通りです。

1. OneDriveにログインし、対象の音声ファイルを右クリック
2. 「共有」を選択
3. URLリンクを生成し、相手に送信
4. 「閲覧のみ」「ダウンロード可／不可」などの詳細設定も可能

ファイル形式は .mp3 や .wav などが一般的です。

特にチームで録音内容を確認する必要がある場合、クラウド連携による共有は非常に有効です。Microsoft 365を活用すれば、WordとOneDrive間で連携でき、ファイルの再利用や編集履歴の確認も簡単に行えます。

文字起こししたデータを文書と共有時の注意点・セキュリティ対策

個人情報を含むデータの取り扱いに注意

文字起こししたデータには、氏名・会社名・発言内容など、個人情報や機密情報が含まれる可能性があります。そのため、ファイルを共有する際には、第三者への漏えいリスクを意識し、慎重に取り扱うことが重要です。

安全に共有するためのセキュリティ対策

情報漏えいを防ぐために、以下のようなセキュリティ対策を意識するといいでしょう。

• 共有リンクのアクセス権限を「リンクを知っている全員」ではなく、特定のユーザーに限定する
• 編集が不要な相手には「閲覧のみ」の権限を割り当てる
• ファイルや共有リンクにパスワードを設定し、メールなどで別送する
• 具体的すぎる名称を避け、内容が外部に推測されないようにする
• ファイルの有効期間を設定することで、不正アクセスを防ぐ
  

共有時は「誰に・何を・いつまで」を明確に

共有する際には、「誰に、何を、いつまで共有するのか」をあらかじめ明確にしておくことが大切です。チーム内での情報共有であっても、権限や期間をきちんと管理しないと、誤送信や情報漏えいの原因になります。特に、クライアントや外部関係者とのやり取りでは、共有ルールをあらかじめ取り決めておくことをおすすめします。

Word以外でおすすめの文字起こしツール4選

Wordの文字起こし機能は優れていますが、対応できる場面や機能には限りがあります。特に、ビジネスシーンでは、文字起こしのスピードが求められるケースも多くなっています。

• 録音の質
• 要約の自動化
• 話者分離の精度など

より高度な要件を満たすためには専用の文字起こしサービスの導入も検討するといいでしょう。

ここでは、高機能な文字起こしサービスを4つ紹介し、それぞれの特徴や注意点などを解説します。

Plaudシリーズ

いずれのモデルも、話者識別や自動段落分けといった議事録・レポート作成に欠かせない機能を備え、さらに112か国語の多言語にも対応。さらに、Plaud Noteは、録音から転送、文字起こし、さらには要約までをワンタッチで完結できます。音声を録音すると、Bluetooth経由でスマートフォンに転送され、クラウド上のAIが自動で文字起こし・要約・分類までを実行してくれます。音声認識エンジンにはMicrosoft Azureが使用されており、Microsoft Wordのトランスクリプト機能と同じ技術を基盤としているため、Wordとほぼ同等の認識精度が期待できます。

料金プランは、無料・Pro・Unlimitedの3種類で、それぞれ月間文字起こし時間の制限や機能が異なります。有料プランのPro・Unlimitedは3日間の無料トライアルが可能です。

話者識別やAI要約といった議事録・レポート作成に欠かせない機能はもちろん、一般的な議事録作成アプリにはない議事録・講義・コンサルティングなど10,000種類以上の要約テンプレートを備えているため、目的に応じた文字起こしを効率的に行えます。無料プランでもこれらの高度な機能を活用できるのがPlaudの大きな魅力です。

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AIgijiroku

引用：AI議事録

AI議事録（AIgijiroku）は、会議の音声をリアルタイムで文字起こしし、話者ごとに自動識別しながら議事録を作成してくれる法人向けのサービスです。Zoomなどのオンライン会議ツールとの連携機能が充実しており、テレワークや大規模な打ち合わせで活躍します。

クラウド上で動作するため、インストール不要で導入できるのもポイント。会議終了後には自動で要約された議事録が作成され、チーム全体で情報を即座に共有できます。

AIgijirokuは、「チームでの効率化」を重視する法人向けサービスです。一方で、1人での音声メモや取材録の文字起こしにはオーバースペックな印象もあり、コストパフォーマンスはやや低めとなります。

Otolio（旧スマート書記）

引用：Otolio

Otolio（旧スマート書記）は、会議の音声を自動で録音・文字起こし・要約まで行う、議事録作成に特化したクラウドサービスです。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携機能が搭載されており、事前に登録した会議に自動対応してくれます。

たとえば、10:00〜11:00に「会議」とカレンダー登録しておくと、その時間になると自動で録音が開始され、終了後は要約付きの議事録が自動で生成されます。議事録はクラウド上に蓄積され、いつでも検索・共有が可能です。

Otolioは、「会議の録音と議事録作成を自動化したい」方にオススメです。ただし、使いどころを誤ると精度面で不満が出る可能性もあるため、用途はあくまで会議に限定されます。

otter.ai

引用：otter.ai

otter.ai（オッター・エーアイ）は、アメリカを中心に広く使われている音声文字起こしサービスで、英語の認識精度と機能の豊富さで高い評価を得ています。AIによるリアルタイム文字起こし、会話の要約、スピーカーの自動識別、キーワード抽出など、ビジネス用途にも対応したサービスです。

ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールとの連携機能も充実しており、発話中の内容がリアルタイムで文字化される点は非常に便利です。また、録音した音声を検索したり、要点を自動で抜き出す「スマートサマリー」機能も魅力のひとつです。

otter.aiは、英語圏のビジネスパーソンにとっては非常に優れたツールですが、日本語ユーザーが実務に使うにはハードルがあります。日本語の文字起こしが主目的であれば、Plaud Noteなどの専用サービスの方が確実です。

Wordの文字起こしに関するよくある質問

無料で利用できる？

Wordの文字起こし機能は、「ディクテーション」「トランスクリプト」ともに、Microsoft 365の有料サブスクリプションが必要です。そのため、Wordで音声を文字起こししたい場合は、Microsoft 365サブスクリプションへの加入が必須となります。

英語など外国語に対応してる？

Wordの文字起こし機能は、複数の言語に対応しています。特に「ディクテーション」機能では、英語、スペイン語、フランス語、中国語など、主要な国際言語を選択して、音声入力することが可能です。

ただし、日本語以外の言語を使う場合は、設定メニューから手動で言語を切り替える必要があります。また、話者の発音やアクセントによって認識精度が変わるため、特に英語ではネイティブに近い発音が求められる場面もあります。

また、トランスクリプト機能も一部の言語に対応していますが、日本語以外ではサポートされていない言語もあるため、事前に確認するようにしましょう。

録音時間の上限は？

Wordのトランスクリプト機能には、音声ファイルの長さと月間利用時間に制限があります。

まず、1回にアップロードできる音声ファイルの長さは最大300分（5時間）です。これを超える音声は1ファイルとしては処理できませんので、必要に応じて分割する必要があります。月間あたりの最大利用時間は約5時間（300分×1）に制限されています。この上限に達すると、新たな音声ファイルをアップロードしても自動文字起こしができなくなります。

そのため、頻繁に長時間の音声を文字起こしする方は、別の文字起こしサービスとの併用を検討するのが現実的です。

まとめ｜文字起こしツールを使って作業をもっとラクに！

Microsoft Wordに搭載されている文字起こし機能は、手軽に利用でき、無料版でも十分に活用できるツールです。特に、「ディクテーション」や「トランスクリプト」を活用することで、音声のテキスト化作業を効率化し、業務や学習の生産性を高めてくれるでしょう。

ただし、精度の向上には録音環境や話し方の工夫が不可欠です。この記事で紹介した「精度を上げる3つのコツ」や「共有のポイント」も意識すれば、実務でも活用することができます。

一方で、Wordの機能は限られているので、より高機能な文字起こしツールを利用したい人は、全シーン対応型の「Plaud Note」のような専用デバイスの導入がオススメです。

Plaud Noteは、録音から転送、文字起こし、要約、整理までをワンタッチで完結でき、実用性と利便性を兼ね備えています。特に、出先での取材や会議、移動中の記録、資料作成の効率化など、ビジネスや実務の全シーンで活躍します。ぜひ本記事を参考にしながら、自分に合った方法やツールを見つけて、文字起こしをより効率よく活用してみてください。

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